11月2日上午，参加《中国音乐史学会第十四届年会暨第九届全国高校学生中国音乐史论文评选颁奖大会》的8名理论方向研究生集中音乐楼207会议室，由赵玉卿院长进行了会前动员。

赵玉卿院长对11月4日至11月8日的南京行程安排进行了详细的介绍，宣布了行程及会议中的注意事项，并着重点出了外出参会的安全问题。主要要求如下：

1、服从带队老师安排，听从指挥；

2、不随便外出，外出必须履行请销假制度；

3、讲求团队精神，不发出不和谐声音。

会后参会全员签署了安全承诺书，对南京的行程已经整装待发。